Zgodność z RODO
Firma Inception nieustannie analizuje swoje procesy, aby zapewnić zarówno zgodność z przepisami, jak i stosowanie najlepszych praktyk w zakresie danych osobowych.
Firma Inception zidentyfikowała trzy kluczowe obszary kontaktów z klientami, w których przechowuje dane dotyczące klienta, firmy lub osoby fizycznej albo wchodzi w kontakt z takimi danymi w ich imieniu. Sytuacje te podlegają ściśle ograniczeniom wynikającym z RODO, a ryzyko jest ograniczane poprzez następujące działania:
Dane dotyczące urządzeń dostarczonych przez firmę Inception do siedzib klientów
Ryzyko
Dane przechowywane na produkcie dostarczonym przez firmę Inception, w tym między innymi książki adresowe oraz ukryte obrazy znajdujące się w pamięci lub nośnikach danych drukarki (dyski twarde itp.).
- Dyski twarde mogą zawierać utajone uszkodzenia danych poufnych
- Książki adresowe mogą zawierać prywatne adresy e-mail
Ograniczanie skutków
Firma Inception zapewni, że ze wszystkich urządzeń sprzętowych wycofanych z obiektów klientów zostaną usunięte dyski twarde, a następnie poddane procesowi czyszczenia przed ponownym wdrożeniem lub utylizacją po zakończeniu cyklu życia. W przypadku wyjęcia dysku twardego z powodu awarii komponentu firma Inception zapewni, że dysk ten zostanie zniszczony w sposób uniemożliwiający odzyskanie danych przy użyciu standardowych metod.
Firma Inception zapewni, że w przypadku wszystkich urządzeń sprzętowych wycofanych z obiektów klientów książka adresowa oraz historia transmisji zostaną sformatowane w taki sposób, aby usunąć z nich wszelkie adresy e-mail i nazwy użytkowników.
Wysyłanie skanów na adres e-mail za pośrednictwem serwerów pocztowych firmy Inceptions
Ryzyko
Usługa Inception zapewnia dostęp do serwera poczty elektronicznej urządzeniom, których użytkownicy nie dysponują własnymi rozwiązaniami pocztowymi, umożliwiając w ten sposób skanowanie do poczty elektronicznej.
- Urządzenia mogą przechowywać historię adresów e-mail, na które wysyłano wiadomości
- Serwery pocztowe mogą przechowywać dane dotyczące nieudanych prób wysłania wiadomości e-mail lub automatycznych odpowiedzi
Ograniczanie skutków
Inception zadba o to, aby klienci w miarę możliwości korzystali z własnych serwerów pocztowych. W przypadku gdy klienci zdecydują się na korzystanie z serwerów Inception, firma zapewni odpowiednią ochronę hasłem danego konta oraz odpowiednie zabezpieczenia w celu ochrony wszelkich danych. Należy pamiętać, że jedynymi danymi przechowywanymi na serwerze poczty elektronicznej Inception będą adresy odbiorców w logach wiadomości e-mail w przypadku niepowodzenia wysłania wiadomości lub „automatyczna odpowiedź” od adresata, do którego skierowano wiadomość e-mail ze skanem. Niezależnie od powodzenia lub niepowodzenia wysyłki serwery Inception nigdy nie przechowują kopii zeskanowanego dokumentu. Wszystkie logi są chronione hasłem w systemie Inception i regularnie usuwane.
Dane dotyczące konta i marketingu przechowywane przez firmę Inception
Ryzyko
Firma Inception przechowuje dane dotyczące kont, w tym nazwę firmy, adres, numer telefonu, nazwiska osób kontaktowych oraz inne informacje istotne dla realizacji obecnych, poprzednich i potencjalnych przyszłych umów między firmą Inception a jej klientami (w tym typ i lokalizacja urządzenia, adres IP, adresy e-mail kluczowych osób kontaktowych itp.).
- Pracownicy / złośliwe działania 3rdstrona trzecia może próbować uzyskać dostęp do danych lub je usunąć w celu niezgodnym z przeznaczeniem.
- Pracownicy mogą wykorzystywać dane do celów innych niż te, do których zostali upoważnieni.
Ograniczanie skutków
Firma Inception zapewni ochronę za pomocą hasła oraz odpowiednich środków bezpieczeństwa, aby zagwarantować, że w razie potrzeby dostępne będą wyłącznie niezbędne dane. Wszelkie dane, które mogłyby posłużyć do identyfikacji konkretnej osoby, będą przechowywane wyłącznie w celu, do którego zostały zebrane. Firma Inception będzie organizować kwartalne szkolenia poświęcone właściwemu wykorzystaniu i zarządzaniu danymi osobowymi.
Biuro Komisarza ds. Informacji rządu Wielkiej Brytanii opublikowało następujące wytyczne w ramach swojej polityki dotyczącej porządku na biurku i ekranie.
ZASADY DOTYCZĄCE UTRZYMYWANIA PORZĄDKU NA BIURKU I EKRANIE
Wyniki: Nie wszystkie organizacje, z którymi się skontaktowano, stosują jasną politykę dotyczącą porządku na biurku i ekranie, zgodnie z dokumenty papierowe, które często pozostawia się na biurkach lub przy drukarkach. Niektóre dokumenty pozostawiono w niezabezpieczonych szafkach lub na otwartych półkach. Korzystanie ze skrótu „Ctrl-Alt-Delete” w celu zablokowania ekranów stacji roboczych nie było stosowane konsekwentnie. Badanie wykazało również, że choć 67% pracowników przestrzegało zasad dotyczących utrzymywania porządku na biurku i ekranach, tylko połowa potwierdziła, że przeprowadzane są wyrywkowe kontrole w celu monitorowania zgodności z tymi zasadami.
Zalecenia: Organizacje powinny opracować formalną politykę dotyczącą utrzymywania porządku na biurku i ekranie komputera oraz przekazać tę informację wszystkim pracownikom oraz wszystkim odpowiednim wolontariuszom, w tym osobom pracującym z domu.
Należy sprawdzić drukarki, aby upewnić się, że informacje nie pozostają bez nadzoru w ciągu dnia lub w nocy.