Soulad s nařízením GDPR
Společnost Inception neustále přezkoumává své procesy, aby zajistila dodržování předpisů i uplatňování osvědčených postupů v oblasti osobních údajů.
Společnost Inception identifikovala tři klíčové oblasti v kontaktu se zákazníky, v nichž spravuje nebo přichází do styku s údaji týkajícími se zákazníků, společností či fyzických osob nebo jménem těchto subjektů. Tyto situace se striktně řídí omezeními stanovenými v nařízení GDPR a riziko je v nich snižováno následujícími opatřeními:
Údaje o zařízeních dodaných společností Inception, která se nacházejí v provozovnách zákazníků
Riziko
Údaje uložené na produktu dodaném společností Inception, včetně mimo jiné adresářů a skrytých obrazů v paměti/úložišti tiskárny (pevné disky atd.).
- Pevné disky mohou obsahovat skryté poškození důvěrných dat
- Adresáře mohou obsahovat osobní e-mailové adresy
Zmírnění
Společnost Inception zajistí, aby u veškerého hardwaru odebraného z provozoven zákazníků byl pevný disk před opětovným nasazením nebo likvidací po skončení životnosti demontován a vyčištěn. V případě, že bude pevný disk demontován z důvodu poruchy součástky, společnost Inception zajistí, aby byl pevný disk zničen tak, aby nebylo možné provést žádné rozumné pokusy o obnovu dat.
Společnost Inception zajistí, aby u veškerého hardwaru odebraného z provozoven zákazníků byly adresář a historie přenosů naformátovány tak, aby z nich byly odstraněny veškeré e-mailové adresy a uživatelská jména.
Skenování do e-mailu pomocí e-mailového serveru (serverů) společnosti Inceptions
Riziko
Služba Inception zajišťuje přístup k e-mailovému serveru pro zařízení, u nichž zákazník nedisponuje vlastními e-mailovými prostředky, a umožňuje tak skenování do e-mailu.
- Zařízení mohou uchovávat historii e-mailových adres, na které byly odeslány
- E-mailové servery mohou uchovávat záznamy o neúspěšných pokusech o odeslání e-mailů a automatických odpovědích
Zmírnění
Společnost Inception zajistí, aby zákazníci v rámci možností využívali své vlastní e-mailové servery. V případě, že si zákazník zvolí servery společnosti Inception, zajistí společnost Inception vhodnou ochranu daného účtu heslem spolu s odpovídajícími bezpečnostními opatřeními k ochraně veškerých dat. Vezměte prosím na vědomí, že jedinými údaji uchovávanými na e-mailovém serveru společnosti Inception jsou adresa „odesílatele“ v e-mailových protokolech v případě selhání e-mailové adresy nebo „automatická odpověď“ od zamýšleného příjemce skenovaného dokumentu zaslaného e-mailem. Bez ohledu na to, zda byl přenos úspěšný či neúspěšný, servery společnosti Inception nikdy neuchovávají kopii naskenovaného dokumentu. Všechny protokoly jsou v rámci společnosti Inception chráněny heslem a pravidelně mazány.
Údaje o účtu a marketingové informace, které má v držení společnost Inception
Riziko
Společnost Inception uchovává údaje o účtech, včetně názvu společnosti, adresy, telefonního čísla, jmen kontaktních osob a dalších informací souvisejících s plněním stávajících, dřívějších i potenciálních budoucích smluv mezi společností Inception a jejími zákazníky (včetně typu a umístění zařízení, IP adresy, e-mailových adres klíčových kontaktních osob atd.).
- Zaměstnanci / škodlivé 3rdtato strana se může pokusit získat přístup k údajům nebo je odstranit za účelem, k němuž není oprávněna.
- Zaměstnanci mohou údaje využívat k neoprávněným účelům.
Zmírnění
Společnost Inception zajistí ochranu pomocí hesla a vhodných bezpečnostních opatření, aby bylo zaručeno, že v případě potřeby budou k dispozici pouze příslušné údaje. Veškeré údaje, které by mohly sloužit k identifikaci konkrétní osoby, budou uchovávány výhradně pro zamýšlený účel. Společnost Inception bude pořádat čtvrtletní školení zaměřená na přezkoumání správného používání a správy osobních údajů.
Úřad komisaře pro informace britské vlády vydal ve své směrnici o udržování pořádku na stole a na obrazovce následující doporučení.
ZÁSADY TÝKAJÍCÍ SE UKLÍZENÍ PRACOVNÍHO STOLU A OBRAZOVKY
Závěry: Ne všechny oslovené organizace uplatňují jasná pravidla pro pořádek na stole a na obrazovce, přičemž papírové dokumenty, které často zůstávají na stolech nebo na tiskárnách. Některé dokumenty byly ponechány v nezabezpečených skříních nebo na otevřených regálech. Používání kombinace kláves „Ctrl-Alt-Delete“ k uzamčení obrazovek pracovních stanic nebylo důsledné. Průzkum rovněž odhalil, že ačkoli 67 % zaměstnanců dodržovalo zásady týkající se uklizeného stolu a obrazovky, pouze polovina z nich potvrdila, že se provádějí namátkové kontroly za účelem sledování dodržování těchto zásad.
Doporučení: Organizace by měly vypracovat formální zásady týkající se pořádku na stole a na obrazovce a informovat o tom všechny zaměstnance a příslušné dobrovolníky, včetně těch, kteří pracují z domova.
Tiskárny by se měly kontrolovat, aby se zajistilo, že informace nezůstanou bez dozoru během dne nebo přes noc.