Súlad s nariadením GDPR
Spoločnosť Inception neustále prehodnocuje svoje postupy s cieľom zabezpečiť nielen súlad s predpismi, ale aj uplatňovanie osvedčených postupov v oblasti osobných údajov.
Spoločnosť Inception identifikovala tri kľúčové oblasti v kontakte so zákazníkmi, v ktorých disponuje údajmi o zákazníkoch, spoločnostiach alebo fyzických osobách, resp. prichádza s nimi do styku v ich mene. Tieto situácie sa prísne riadia obmedzeniami nariadenia GDPR a riziko sa zmierňuje nasledujúcimi opatreniami:
Údaje o zariadeniach dodaných spoločnosťou Inception, ktoré sa nachádzajú v priestoroch zákazníkov
Riziko
Údaje uložené na produkte dodanom spoločnosťou Inception, vrátane, avšak nielen, adresárov a skrytých obrazov v pamäti/úložisku tlačiarne (pevné disky atď.).
- Pevné disky môžu obsahovať skryté poškodenia dôverných údajov
- Adresáre môžu obsahovať osobné e-mailové adresy
Zmierňovanie
Spoločnosť Inception zabezpečí, aby zo všetkých hardvérových zariadení odstránených z priestorov zákazníkov bol pred ich opätovným nasadením alebo likvidáciou po skončení životnosti vyňatý pevný disk a aby bol tento disk dôkladne vyčistený. V prípade, že bude pevný disk vyňatý z dôvodu poruchy komponentu, spoločnosť Inception zabezpečí, aby bol pevný disk zničený tak, aby nebolo možné údaje z neho obnoviť žiadnymi primeranými prostriedkami.
Spoločnosť Inception zabezpečí, aby v prípade všetkého hardvéru odstráneného z priestorov zákazníkov bol adresár a história prenosov naformátovaný tak, aby boli odstránené všetky e-mailové adresy a používateľské mená.
Skenovanie do e-mailu prostredníctvom e-mailových serverov spoločnosti Inceptions
Riziko
Služba Inception poskytuje prístup k e-mailovému serveru zariadeniam, pri ktorých zákazník nedisponuje vlastnými e-mailovými prostriedkami, čím umožňuje skenovanie do e-mailu.
- Zariadenia môžu uchovávať históriu e-mailových adries, na ktoré boli odoslané správy
- E-mailové servery môžu uchovávať záznamy o neúspešných pokusoch o odoslanie e-mailov a automatických odpovediach
Zmierňovanie
Spoločnosť Inception zabezpečí, aby zákazníci v rámci možností využívali svoje vlastné e-mailové servery. Ak si zákazník uprednostní servery spoločnosti Inception, spoločnosť Inception zabezpečí primeranú ochranu daného účtu prostredníctvom hesla spolu s vhodnými bezpečnostnými opatreniami na ochranu všetkých údajov. Upozorňujeme, že jedinými údajmi uchovávanými na e-mailovom serveri spoločnosti Inception by bola adresa „odoslať na“ v e-mailových protokoloch v prípade zlyhania e-mailovej adresy alebo „automatická odpoveď“ od zamýšľaného príjemcu skenovaného dokumentu zaslaného e-mailom. Bez ohľadu na úspech alebo zlyhanie servery spoločnosti Inception nikdy neuchovávajú kópiu skenovaného dokumentu. Všetky protokoly sú v rámci spoločnosti Inception chránené heslom a pravidelne sa mazajú.
Informácie o účte a marketingové informácie, ktoré uchováva spoločnosť Inception
Riziko
Spoločnosť Inception uchováva údaje o zákazníkoch, vrátane názvu spoločnosti, adresy, telefónneho čísla, mien kontaktných osôb a ďalších informácií relevantných pre plnenie existujúcich, predchádzajúcich a potenciálnych budúcich zmlúv medzi spoločnosťou Inception a jej zákazníkmi (vrátane typu a umiestnenia zariadenia, IP adresy, e-mailových adries kľúčových kontaktných osôb atď.).
- Zamestnanci / škodlivé 3rdtáto strana sa môže pokúsiť získať prístup k údajom alebo ich odstrániť na neoprávnené účely.
- Zamestnanci môžu údaje využívať na neoprávnené účely.
Zmierňovanie
Spoločnosť Inception zabezpečí ochranu prostredníctvom hesla a vhodných bezpečnostných opatrení, aby sa zaručilo, že v prípade potreby budú k dispozícii iba príslušné údaje. Všetky údaje, ktoré by mohli slúžiť na identifikáciu konkrétnej osoby, sa budú uchovávať výlučne na stanovený účel. Spoločnosť Inception bude organizovať štvrťročné školenia zamerané na prehodnotenie správneho používania a správy osobných údajov.
Úrad komisára pre informácie vlády Spojeného kráľovstva vydal v rámci svojej politiky „Clear Desk and Screen“ nasledujúce odporúčania.
PRAVIDLÁ PRE UDRŽIAVANIE PORIADKU NA PRACOVNOM STOLE A NA OBRAZOVKE
Zistenia: Nie všetky oslovené organizácie uplatňujú jasné pravidlá týkajúce sa pracovného stola a obrazovky, pričom papierové záznamy, ktoré sa často nechávajú na stoloch alebo na tlačiarňach. Niektoré dokumenty boli ponechané v nezabezpečených skriniach alebo na otvorených regáloch. Používanie kombinácie klávesov „Ctrl-Alt-Delete“ na uzamknutie obrazoviek pracovných staníc nebolo dôsledné. Prieskum tiež odhalil, že hoci 67 % zamestnancov dodržiavalo zásady týkajúce sa upratania pracovného stola a uzamknutia obrazovky, len polovica potvrdila, že sa vykonávajú náhodné kontroly na overenie dodržiavania týchto zásad.
Odporúčania: Organizácie by mali vypracovať formálne a jasné pravidlá týkajúce sa poriadku na pracovnom stole a na obrazovke a informovať o tom všetkých zamestnancov a všetkých príslušných dobrovoľníkov, vrátane tých, ktorí pracujú z domu.
Tlačiarne by sa mali skontrolovať, aby sa zabezpečilo, že informácie nezostanú bez dozoru počas dňa alebo cez noc.