Συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR)

Η Inception συνεχίζει να επανεξετάζει τις διαδικασίες μας, προκειμένου να διασφαλίζει τόσο τη συμμόρφωση όσο και την εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών όσον αφορά τα προσωπικά δεδομένα.

Η Inception έχει προσδιορίσει τρεις βασικούς τομείς που αφορούν τους πελάτες, στους οποίους είτε κατέχει είτε έρχεται σε επαφή με δεδομένα που αφορούν ή παρέχονται για λογαριασμό ενός πελάτη, μιας εταιρείας ή ενός φυσικού προσώπου. Οι περιπτώσεις αυτές εμπίπτουν αυστηρά στους περιορισμούς του ΓΚΠΔ και ο κίνδυνος μετριάζεται με τους ακόλουθους τρόπους:

Δεδομένα που τηρούνται σχετικά με συσκευές που παρέχονται από την Inception στις εγκαταστάσεις των πελατών

Κίνδυνος

Δεδομένα που αποθηκεύονται σε προϊόν που παρέχεται από την Inception, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, των βιβλίων διευθύνσεων και των λανθάνουσων εικόνων στη μνήμη ή στον χώρο αποθήκευσης ενός εκτυπωτή (σκληροί δίσκοι κ.λπ.).

1. Οι σκληροί δίσκοι ενδέχεται να παρουσιάζουν κρυφή ζημιά σε εμπιστευτικά δεδομένα
2. Τα βιβλία διευθύνσεων ενδέχεται να περιέχουν προσωπικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μείωση των επιπτώσεων

Η Inception θα διασφαλίσει ότι από όλο το υλικό που απομακρύνεται από τις εγκαταστάσεις των πελατών θα αφαιρείται ο σκληρός δίσκος και θα υποβάλλεται σε πλήρη διαγραφή δεδομένων πριν από την επαναχρησιμοποίησή του ή την απόρριψή του λόγω λήξης του κύκλου ζωής του. Σε περίπτωση που ένας σκληρός δίσκος αφαιρεθεί λόγω βλάβης εξαρτήματος, η Inception θα διασφαλίσει ότι ο σκληρός δίσκος θα καταστραφεί κατά τρόπο που να καθιστά αδύνατη οποιαδήποτε εύλογη προσπάθεια ανάκτησης δεδομένων.

Η Inception θα διασφαλίσει ότι σε όλο το υλικό που θα απομακρυνθεί από τις εγκαταστάσεις των πελατών θα διαγραφούν το βιβλίο διευθύνσεων και το ιστορικό αποστολών, ώστε να αφαιρεθούν όλες οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα ονόματα χρηστών.

Αποστολή μέσω σάρωσης σε email χρησιμοποιώντας τους διακομιστές email της Inceptions

Κίνδυνος

Το Inception παρέχει πρόσβαση σε διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συσκευές στις οποίες ο πελάτης δεν διαθέτει δικές του υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να είναι δυνατή η αποστολή εγγράφων μέσω σάρωσης στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

1. Οι συσκευές ενδέχεται να διατηρούν αρχείο ιστορικού των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις οποίες έχουν σταλεί μηνύματα
2. Οι διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να διατηρούν αρχείο των αποτυχημένων προσπαθειών αποστολής μηνυμάτων και των αυτόματων απαντήσεων

Μείωση των επιπτώσεων

Η Inception θα διασφαλίσει ότι, όπου είναι δυνατόν, οι πελάτες θα χρησιμοποιούν τους δικούς τους διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στις περιπτώσεις όπου οι πελάτες προτιμούν τους διακομιστές της Inception, η εταιρεία θα εξασφαλίσει την κατάλληλη προστασία του λογαριασμού με κωδικό πρόσβασης, καθώς και τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας για τη διαφύλαξη των δεδομένων. Παρακαλούμε σημειώστε ότι τα μόνα δεδομένα που διατηρούνται στον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Inception είναι η διεύθυνση «αποστολής» στα αρχεία καταγραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σε περίπτωση αποτυχίας της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ή μια «αυτόματη απάντηση» από τον προοριζόμενο παραλήπτη του σαρωμένου εγγράφου που αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ανεξάρτητα από την επιτυχία ή την αποτυχία, οι διακομιστές της Inception δεν διατηρούν ποτέ αντίγραφο του σαρωμένου εγγράφου. Όλα τα αρχεία καταγραφής προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης εντός της Inception και διαγράφονται τακτικά.

Πληροφορίες λογαριασμού και μάρκετινγκ που τηρεί η Inception

Κίνδυνος

Η Inception διατηρεί στοιχεία λογαριασμού, όπως την επωνυμία της εταιρείας, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου, τα ονόματα των υπευθύνων επικοινωνίας και άλλες πληροφορίες που σχετίζονται με την εκτέλεση υφιστάμενων, προηγούμενων και πιθανών μελλοντικών συμφωνιών μεταξύ της Inception και των πελατών της (συμπεριλαμβανομένου του τύπου και της τοποθεσίας του μηχανήματος, της διεύθυνσης IP, των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των βασικών υπευθύνων επικοινωνίας κ.λπ.).

1. Υπάλληλοι / κακόβουλοι 3^3ηκάποιος μπορεί να επιχειρήσει να αποκτήσει πρόσβαση ή να διαγράψει δεδομένα για μη εξουσιοδοτημένο σκοπό.
2. Οι εργαζόμενοι ενδέχεται να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα για σκοπούς για τους οποίους δεν έχουν λάβει εξουσιοδότηση.

Μείωση των επιπτώσεων

Η Inception θα προστατεύει τα δεδομένα με κωδικό πρόσβασης και κατάλληλα μέτρα ασφαλείας, ώστε να διασφαλίζεται ότι μόνο τα απαραίτητα δεδομένα είναι διαθέσιμα όταν χρειάζεται. Όλα τα δεδομένα που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για την ταυτοποίηση συγκεκριμένου ατόμου θα τηρούνται αποκλειστικά για τον προβλεπόμενο σκοπό. Η Inception θα διοργανώνει τριμηνιαία εκπαίδευση για την επανεξέταση της ορθής χρήσης και διαχείρισης των προσωπικών δεδομένων.­

Το Γραφείο του Επιτρόπου Πληροφοριών της κυβέρνησης του Ηνωμένου Βασιλείου έχει εκδώσει τις ακόλουθες οδηγίες στο πλαίσιο της Πολιτικής του για την καθαριότητα του γραφείου και της οθόνης.

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΤΑΚΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΚΑΙ ΤΗΣ ΟΘΟΝΗΣ 

Αποτελέσματα: Δεν εφαρμόζουν όλοι οι οργανισμοί με τους οποίους ήρθαμε σε επαφή μια σαφή πολιτική για τα γραφεία και τις οθόνες, με  έγγραφα που συχνά αφήνονται πάνω στα γραφεία ή στους εκτυπωτές. Ορισμένα αρχεία είχαν αφεθεί σε ντουλάπια χωρίς ασφάλεια ή σε ανοιχτά ράφια. Η χρήση του συνδυασμού πλήκτρων «Ctrl-Alt-Delete» για το κλείδωμα των οθονών των σταθμών εργασίας δεν γινόταν με συνέπεια. Η έρευνα αποκάλυψε επίσης ότι, ενώ το 67% των εργαζομένων τηρούσε την πολιτική για καθαρό γραφείο και οθόνη, μόνο οι μισοί επιβεβαίωσαν ότι πραγματοποιούνται δειγματοληπτικοί έλεγχοι για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης.

Συστάσεις: Οι οργανισμοί θα πρέπει να θεσπίσουν μια επίσημη πολιτική για την τάξη στο γραφείο και στην οθόνη  και να το γνωστοποιήσει σε όλο το προσωπικό και σε όλους τους σχετικούς εθελοντές, συμπεριλαμβανομένων των τηλεργαζομένων. 

Οι εκτυπωτές πρέπει να ελέγχονται για να διασφαλίζεται ότι οι πληροφορίες δεν μένουν χωρίς επίβλεψη  κατά τη διάρκεια της ημέρας ή τη νύχτα.